Uppdatering av medlemsregistrets funktion 2022-02-10
Uppdatering av medlemsregistrets funktion 2020-12-18
Instruktioner till sådant som alla medlemmar kan göra i Medlemsregister och på Internationella IWs hemsida
Hur du själv registrerar att du Samtycker till att IW har dina personuppgifter i registret 2018-05-15
Vår IT-policy, finns även länk under Blanketter
IIW:s nya hemsida och hur du hittar där (2023-04). IIW:s egen instruktion, engelska
IIW Directory (register över alla länder,distrikt och klubbar) är under omarbetning internationellt. I april 2023 är det fortfarande oklart när det blir klart.
Nedanstående kan bara göras av utsedda IT-ansvariga
Arbetsbeskrivningar för:
- IT-administratör på distriktsnivå 2023-11-27
- IT-administratör på klubbnivå 2020-01-28
- IT-administratör på rådsnivå 2020-01-28
Policy - Facebook-gruppen Inner Wheel Sverige
Alla medlemmar i Inner Wheel i Sverige är välkomna att ingå i FB-gruppen "Inner Wheel Sverige" (FB-IWS).
Det är en öppen FB-grupp. Med det menas att alla som vill kan läsa och kommentera.
Endast Inner Wheel-medlemmar kan antas till gruppen. Man kan själv anmäla sig om man vill gå med i gruppen alt. bli inbjuden av någon annan innerwheelare.
Facebook-gruppen Inner Wheel Sverige är till för att stärka gemenskapen inom organisationen och att sprida information om vår verksamhet, från rådet, distrikt och klubbar. Facebook är en utmärkt kanal för att snabbt få ut angelägna meddelanden samt för att inspirera och hålla medlemmar uppdaterade om aktuella händelser.
Inga politiska eller religiösa budskap får förekomma. Facebook är inte avsett att vara ett debattforum.
Filmade inslag, t. ex från ett föredrag eller en konsert, får inte vara längre än en minut.
För gratulationer, nekrologer och personliga inlägg/hälsningar hänvisas till andra konton.
Upphovsmannarättsliga regler gäller. Det innebär t.ex. att man endast kan lägga in bilder som man själv, eller någon bekant, tagit. Bilder som hämtas från nätet måste vara "gratisbilder" d.v.s. med fri dispositionsrätt.
2019-06-11
Nu har vi fått vårt e-postsystem uppdaterat, förut kunde man bara på distriktsnivå skicka meddelanden till egna klubbar, men inte till de andra distrikten och deras funktionärer, nu kan man det. Vi har också fått det utskickade meddelandet tydligare, mottagaren ser direkt till vilka det är skickat och dessutom står det i ämnesraden att det kommer från Inner Wheel. Mottagaren kan dessutom svara eller vidareskicka meddelandet med knapparna för svara och vidaresänd längst ner på meddelandet. Vi tror att det här kommer att underlätta för dem som använder e-postsystemet.
/Annika Ahlqvist
2019-03-10
Aldrig får man vara riktigt glad!
Vi har upptäckt - tack vare er - att det finns en del saker i uppdateringen av matrikelsystemet som inte blev som vi tänkt oss. Vi får hoppas 100 procent kan rätta till det redan under kommande vecka.
Nytt Möte - När de fixade möjligheten att påverka typsnitt mm råkade de ställa om ordningen på hur mötena presenteras på sidan. Vi har bett dem lägga tillbaka ordningen så som vi är vana att se dem.
Rapportdelen - Vi har på distriktsnivå fått möjlighet att se Medlemsutvecklingen under vald period, men tyvärr råkar just nu de som ligger Under utträde räknas med två gånger.
Sorteringsordning Dokumentmappar. Fungerar bara som en hjälp för dig när du sitter vid datorn, sorteringen ligger inte kvar utan är bara en tillfällig hjälp.
Kontaktformulär fungerar, men Ny medlemsformuläret skickar inte med mailadressen, ska be dem lägga mailadressen så att mottagaren får den med också.
Bildhantering jag har fått frågor på vilken storlek profilbilderna får och om de som redan finns inlagda får den storleken också.
Under utträde kommer bli bra att vi i fortsättningen bara har en väg att gå när medlem ska avslutas, oavsett om hon ska avslutad direkt eller stå "under utträde" tills det blir dags.
Vänliga IW-hälsningar
Annika Ahlqvist
IT-samordnare Sverige
annika.k.ahlqvist@gmail.com
--------------------------------------------------------------------------------------------------
2019-03-07
Hej alla IT-administratörer på distrikts- och klubbnivå
Kommer ni ihåg att vi i höstas bad er om synpunkter på att vi tagit in två förslag till uppdatering av vårt matrikelsystem och nu är delen som avser matrikeldelen klar.
Nytt Möte – vi vill ha samma möjlighet som under Ny Sida att påverka typsnitt mm KLART
Rapportdelen under Distriktsnivå för mager, borde finnas bättre möjligheter för uppföljande statistik på samma sätt som finns på Rådets rapportsida. Vad skulle det kosta att få vissa av rapporterna även på distriktsnivå, t ex rapporten Medlemsutveckling. KLART
Sorteringsordning Dokumentmappar. När vi skapar Mappar för t ex Månadsbrev årsvis vill vi ändra ordningen så att aktuellast kommer överst och sedan fallande ordning. Har varit så tidigare men fallit tillbaka. KLART vi kan sortera både på namn och datum
Kontaktformuläret. På den publika hemsidan finns kontaktformulär dels längst ner på sidan och dels under Här finns vi som då heter Bli Medlem. Vi vill att fältet för avsändarens mailadress ska bli tvingande. KLART
Bildhantering
Profilbilderna som laddas upp skalas automatiskt för att passa registret och hemsidan. Så ni behöver inte tänka på storleken. KLART
DESSUTOM
Nu ska vi göra som vi gjorde i gamla systemet. När en medlem meddelar att hon ska sluta. Ska du gå in på hennes sida, välja Avsluta medlem och där välja Under Utträde och datum för när hon ska tas bort, Slutar hon i och med verksamhetsårets slut ska du skriva in datumen 2019-06-30. Alltså hennes sista dag.
Vänliga IW-hälsningar
Annika Ahlqvist
IT-samordnare Sverige
annika.k.ahlqvist@gmail.com
En sak till, du som ska uppdatera era funktionärer. Ska en funktionär vara kvar på samma funktion som innevarande år så ändra bara slutdatum och flytta fram det ett år till eller lämna slutdatum tomt. Lägg inte upp henne en gång till på samma funktion - blir så många rader då. Det finns instruktioner på hur man gör allt detta på hemsidan Bibliotekt IT-dokument.
En sak till!
Slutar du som IT-administratör nu så skicka gärna det här meddelandet till din efterträdare också.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mail till alla IT-administratörer på Distrikts och Klubbnivå 2019-01-18
Svar från Datainspektionen avseende svårighet att få samtycke
Vi har ju alla kämpat duktigt med att få in samtycken från alla våra medlemmar. Men har alla haft bekymmer med vissa av våra medlemmar.
Jag har skrivit till Datainspektionen i december, men inte fått något svar från dem, idag ringde jag istället och fick till slut kontakt med en av deras jurister. Jag förklarade för dem att vi är en kvinnoförening med väldigt hög genomsnittsålder och att en del av våra medlemmar inte alls vill ge oss sitt samtycke eftersom de inte förstår det här riktigt.
Fick då till svar att om att vi kan stödja oss på artikel 6 i Dataförordningen som säger att om man måste ha vissa uppgifter i ett register för att klara det hela så kan man ha det utan medlems samtycke! Kan vara lite i gränslandet att vi har foton på dem, men jag sa att registret är skyddat med lösenord och då tyckte han det var ok det också.
Jag skickar med utdrag på artikel 6 här.
Mitt förslag är att vi på dem som inte vill skriva på samtycket ändå sätter en bock i rutan som i noteringsrutan skriver in texten: Artikel 6, Så vet vi alla att vi istället för ett aktivt samtycke förlitar oss på förordningens artikel 6.
Av våra medlemmar idag 3886 st har vi i alla fall fått in samtycke från 1192 medlemmar!
Nästa sak som jag vill påminna om är att det snart är dags att skriva in våra nya förtroendevalda för nästa verksamhetsår, får du problem med det på klubbnivå så prata med din IT-administratör på distriktsnivå!
Vänliga IW-hälsningar
Annika Ahlqvist
IT-samordnare Sverige
annika.k.ahlqvist@gmail.com
-------------------------------------------------------------------------
Julhälsning och information om status på IT-fronten 2018-12-14
Idag har jag skickat ut ett dokument till alla IT-adm på distriktsnivå och tackat dem för gott samarbete under året, men samtidigt bett alla att med allvar ta tag i uppgiften att ordna så att alla medlemmar ger sitt samtycke till att vi har deras uppgifter i Medlemsregistret.
Så både ros och ris med årets julhälsning.
Du kan ta del av meddelandet här.
Julhälsningar
Annika Ahlqvist
IT-samordnare IW Sverige
__________________________________________________________________________
Hej alla IT på distriktsnivå -2018-10-17
Det här är en kopia av mail som är skickat till IT-adm på distriktsnivå.
Det var ett bra tag sen jag informerade er om vad som händer på IT-fronten.
Elisabeth och jag har dragit igång med en motion från både Lunds klubb och från Avestas klubb för att vi ska få ändra funktionerna från alla typer av IT till en gemensam IT-administratör.
Ser ut så här:
|
Benämningen på IT-ansvarig i Klubb, Distrikt och Råd. Motivering: Vi har idag tre roller för hemsida och medlemsregister - IT-samordnare, Web redaktör och Matrikelansvarig på alla nivåer. Många har en och samma person som innehar samtliga roller. Svårt att finna tre personer att inneha dessa funktioner. Förslag att: Vi i fortsättningen ska ha på - Rådsnivå en Web ansvarig och en IT-administratör samt en Matrikelansvarig, - Distriktsnivå en IT-administratör som fungerar som kontakt för klubbarna och som uppdaterar distriktets hemsida, dessutom ska det finnas en vice IT-administratör samt - Klubbnivå endast en IT-ansvarig med en vice ansvarig benämnd IT-administratör.
|
Det är en lång väg att få igenom en motion som jag uppfattat det, men nu är vi på gång.
På mötet i augusti kom vi också fram till att vi ska försöka få en del uppdateringar till stånd i vårt IT-system och jag har sammanställt våra önskningar och pratat med 100 procent om detta. Jag bad dem om prisuppgift på de olika delarna, de delade upp det i två offerter en som gällde de enklare uppdateringarna och en som gällde vårt E-postsystem.
Den offert som bara heter Inner Wheel gäller följande områden:
BESKRIVNING
Att åtgärda detta har beräknats ta 8 timmar och priset är 950 kr/timme plus moms.
Den offerten som gäller vårt E-postsystem är vi lite mer tveksamma till,
Att få detta åtgärdat har de uppskattat skulle ta 12 timmar och alltså kosta oss nästan 12 000 kronor plus moms på 25 procent.
Jag har tittat igenom i systemet vilka som använder sig av mailfunktionen idag och fått fram följande på klubbnivå:
Distrikt 232 används inte
Distrikt 233 fåtal mail
Distrikt 234 Örebro använder
Distrikt 235 använd inte
Distrikt 236 Borås, Göteborg Norra, Trollhättan, Uddevalla använder Göteborg södra slutat använda
Distrikt 238 används inte
Distrikt 239 Burlöv, Helsingborg, Lund (slutat), Malmö-K, Simrishamn, Staffanstorp (slutat), Ystad använder
Distrikt 240 Halmstad, Älmhult använder
Distrikt 241 används inte
På distriktsnivå använder 5 av 9 distrikt mailsystemet, och på rådsnivå använder vi det.
När vi tittat på hur få klubbar som idag använder systemet blir vi dock lite tveksamma till om vi ska satsa pengar på att gå vidare med systemet.
Elisabeth von Friesendorff är kallad till Rådsmötet den 17-18 november och kommer då på Rådets VU presentera detta och Rådet ska då ta ställning till om vi kan få pengar till offerterna.
Vi vill nu ha er hjälp med att ta ställning till hur vi ska göra med mailfunktionen. Är det ekonomiskt försvarbart att lägga ner pengar på ett system som används av så få.
Eller tror ni att vi kommer få fler användare om det görs förbättringar av systemet, beror det på begränsningarna av vilka som kan väljas då man ska skicka mail eller beror det på att bara IT-administratörer har behörighet att skicka mail.
Använder klubbarna inte systemet p g a att det ibland inte når mottagaren (hamnar ev i skräpfiltret) och vi har inte någon bekräftelse på att det verkligen kommit fram?
Har upplevts långsamt av användarna, kan ta väldigt lång tid innan alla fått mailet, 100 procent jobbar på att förbättra detta, men det kanske har avskräckt en del från att använda systemet.
Jag ber er alla tänka igenom detta och sedan skicka ett svar till både mig och Elisabeth med era synpunkter så snart som möjlig och absolut senast den 9 november. Ska vi satsa på systemet eller inte?
Vänliga IW – hälsningar
Annika Ahlqvist och Elisabeth von Friesendorff
IT-samordnare och Web redaktör på Rådsnivå
