Arkivering

Rådsarkivarie Inga-lill Söderberg informerade om hur arkivering av handlingar skall gå till vid  Informationsmötet 2013-08-10--11.

Originalen, som skall arkiveras, skall vara underskrivna och daterade. Handlingen skall vara försedd med klubbens namn så den går att identifiera. Vid underskift använd blå penna. Särskild arkivpenna behövs inte. För foton; skriv namn på de som är på bilden och när kortet är taget. Sätt handlingarna i en arkivpärm och sätt dem i ordningen framifrån och bakåt. Kom överens med distriktsarkivarien hur hon vill ha handlingarna.

Den som har upprättat handlingen ser till att handlingen blir arkiverad. Skannade handlingar är inte original utan endast kopior. För viktiga mejl ta ut dessa, skriv under och spara. I datorn kan vi inte arkivera våra viktiga handlingar.

Arkiven är vårt minne och vi kan låna tillbaka handlingarna när så önskas då handlingarna bara är deponerade i arkiven. Dessa handlingar är inte sekretessbelagda.

Tillägg; 

Det är således enbart originalhandlingar som man skall spara. Inget som kommit från rådet, distrikt eller annan klubb utan enbart unika handlingar som man producerat själv eller fått av någon annan. Vidare skall alla gem, nitar, plastfickor  mm vara  avlägsnade.

De  äldsta  handlingarna  skall  ligga  överst  i  arkivboxen.