Välkomna till vår Hemsida och vårt Medlemsregister 

2019-08-14

Nu har vi IT-samordnare på distriktsnivå haft vår årliga träff i samband med Informationsträffen i Rosersberg. Allt som vi gick igenom och kom fram till har vi lagt in på Rådets dokumentsida under: Mappen IT-administratörer, meddelanden till --> 2019 --> IT träffen 2019 aug. Där hittar du våra punkter som vi gick igenom.

/Annika Ahlqvist
IT-samordnare 

 

2019-06-11

Nu har vi fått vårt e-postsystem uppdaterat, förut kunde man bara på distriktsnivå skicka meddelanden till egna klubbar, men inte till de andra distrikten och deras funktionärer, nu kan man det. Vi har också fått det utskickade meddelandet tydligare, mottagaren ser direkt till vilka det är skickat och dessutom står det i ämnesraden att det kommer från Inner Wheel. Mottagaren kan dessutom svara eller vidareskicka meddelandet med knapparna för svara och vidaresänd längst ner på meddelandet. Vi tror att det här kommer att underlätta för dem som använder e-postsystemet.

/Annika Ahlqvist

 

2019-03-10

Aldrig får man vara riktigt glad!

Vi har upptäckt - tack vare er - att det finns en del saker i uppdateringen av matrikelsystemet som inte blev som vi tänkt oss. Vi får hoppas 100 procent kan rätta till det redan under kommande vecka.

Nytt Möte - När de fixade möjligheten att påverka typsnitt mm råkade de ställa om ordningen på hur mötena presenteras på sidan. Vi har bett dem lägga tillbaka ordningen så som vi är vana att se dem.

Rapportdelen - Vi har på distriktsnivå fått möjlighet att se Medlemsutvecklingen under vald period, men tyvärr råkar just nu de som ligger Under utträde räknas med två gånger. 

Sorteringsordning Dokumentmappar. Fungerar bara som en hjälp för dig när du sitter vid datorn, sorteringen ligger inte kvar utan är bara en tillfällig hjälp.

Kontaktformulär fungerar, men Ny medlemsformuläret skickar inte med mailadressen, ska be dem lägga mailadressen så att mottagaren får den med också.

Bildhantering jag har fått frågor på vilken storlek profilbilderna får och om de som redan finns inlagda får den storleken också.

Under utträde kommer bli bra att vi i fortsättningen bara har en väg att gå när medlem ska avslutas, oavsett om hon ska avslutad direkt eller stå "under utträde" tills det blir dags.

Vänliga IW-hälsningar

Annika Ahlqvist
IT-samordnare Sverige
annika.k.ahlqvist@gmail.com

--------------------------------------------------------------------------------------------------

2019-03-07

Hej alla IT-administratörer på distrikts- och klubbnivå

Kommer ni ihåg att vi i höstas bad er om synpunkter på att vi tagit in två förslag till uppdatering av vårt matrikelsystem och nu är delen som avser matrikeldelen klar. 

Nytt Möte – vi vill ha samma möjlighet som under Ny Sida att påverka typsnitt mm  KLART

Rapportdelen under Distriktsnivå för mager, borde finnas bättre möjligheter för uppföljande statistik på samma sätt som finns på Rådets rapportsida.  Vad skulle det kosta att få vissa av rapporterna även på distriktsnivå, t ex rapporten Medlemsutveckling. KLART

Sorteringsordning Dokumentmappar. När vi skapar Mappar för t ex Månadsbrev årsvis vill vi ändra ordningen så att aktuellast kommer överst och sedan fallande ordning. Har varit så tidigare men fallit tillbaka.  KLART vi kan sortera både på namn och datum

Kontaktformuläret. På den publika hemsidan finns kontaktformulär dels längst ner på sidan och dels under Här finns vi som då heter Bli Medlem. Vi vill att fältet för avsändarens mailadress ska bli tvingande. KLART

Bildhantering 
Profilbilderna som laddas upp skalas automatiskt för att passa registret och hemsidan. Så ni behöver inte tänka på storleken. KLART

DESSUTOM

Nu ska vi göra som vi gjorde i gamla systemet. När en medlem meddelar att hon ska sluta. Ska du gå in på hennes sida, välja Avsluta medlem och där välja Under Utträde och datum för när hon ska tas bort, Slutar hon i och med verksamhetsårets slut ska du skriva in datumen 2019-06-30. Alltså hennes sista dag.

Vänliga IW-hälsningar

Annika Ahlqvist
IT-samordnare Sverige
annika.k.ahlqvist@gmail.com

 

En sak till, du som ska uppdatera era funktionärer. Ska en funktionär vara kvar på samma funktion som innevarande år så ändra bara slutdatum och flytta fram det ett år till eller lämna slutdatum tomt. Lägg inte upp henne en gång till på samma funktion - blir så många rader då. Det finns instruktioner på hur man gör allt detta på hemsidan Bibliotekt IT-dokument.

En sak till!

Slutar du som IT-administratör nu så skicka gärna det här meddelandet till din efterträdare också. 

 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mail till alla IT-administratörer på Distrikts och Klubbnivå 2019-01-18

Svar från Datainspektionen avseende svårighet att få samtycke

Vi har ju alla kämpat duktigt med att få in samtycken från alla våra medlemmar. Men har alla haft bekymmer med vissa av våra medlemmar. 

Jag har skrivit till Datainspektionen i december, men inte fått något svar från dem, idag ringde jag istället och fick till slut kontakt med en av deras jurister. Jag förklarade för dem att vi är en kvinnoförening med väldigt hög genomsnittsålder och att en del av våra medlemmar inte alls vill ge oss sitt samtycke eftersom de inte förstår det här riktigt.

Fick då till svar att om att vi kan stödja oss på artikel 6 i Dataförordningen som säger att om man måste ha vissa uppgifter i ett register för att klara det hela så kan man ha det utan medlems samtycke! Kan vara lite i gränslandet att vi har foton på dem, men jag sa att registret är skyddat med lösenord och då tyckte han det var ok det också.

Jag skickar med utdrag på artikel 6 här. 

Mitt förslag är att vi på dem som inte vill skriva på samtycket ändå sätter en bock i rutan som i noteringsrutan skriver in texten: Artikel 6, Så vet vi alla att vi istället för ett aktivt samtycke förlitar oss på förordningens artikel 6.

Av våra medlemmar idag 3886 st har vi i alla fall fått in samtycke från 1192 medlemmar!

 

Nästa sak som jag vill påminna om är att det snart är dags att skriva in våra nya förtroendevalda för nästa verksamhetsår, får du problem med det på klubbnivå så prata med din IT-administratör på distriktsnivå! 

 

Vänliga IW-hälsningar

Annika Ahlqvist
IT-samordnare Sverige
annika.k.ahlqvist@gmail.com

 

-------------------------------------------------------------------------

Julhälsning och information om status på IT-fronten 2018-12-14

Idag har jag skickat ut ett dokument till alla IT-adm på distriktsnivå och tackat dem för gott samarbete under året, men samtidigt bett alla att med allvar ta tag i uppgiften att ordna så att alla medlemmar ger sitt samtycke till att vi har deras uppgifter i Medlemsregistret. 

Så både ros och ris med årets julhälsning.

Du kan ta del av meddelandet här.

Julhälsningar

Annika Ahlqvist
IT-samordnare IW Sverige

__________________________________________________________________________

 

Hej alla IT på distriktsnivå -2018-10-17

 Det här är en kopia av mail som är skickat till IT-adm på distriktsnivå.

Det var ett bra tag sen jag informerade er om vad som händer på IT-fronten.

Elisabeth och jag har dragit igång med en motion från både Lunds klubb och från Avestas klubb för att vi ska få ändra funktionerna från alla typer av IT till en gemensam IT-administratör.

Ser ut så här:

Benämningen på IT-ansvarig i Klubb, Distrikt och Råd.

Motivering:

Vi har idag tre roller för hemsida och medlemsregister - IT-samordnare, Web redaktör och Matrikelansvarig på alla nivåer. Många har en och samma person som innehar samtliga roller. Svårt att finna tre personer att inneha dessa funktioner.

Förslag att:

Vi i fortsättningen ska ha på

-        Rådsnivå en Web ansvarig och en IT-administratör samt en Matrikelansvarig,

-        Distriktsnivå en IT-administratör som fungerar som kontakt för klubbarna och som uppdaterar distriktets hemsida, dessutom ska det finnas en vice IT-administratör samt

-        Klubbnivå endast en IT-ansvarig med en vice ansvarig benämnd IT-administratör.

 

 

Det är en lång väg att få igenom en motion som jag uppfattat det, men nu är vi på gång.

På mötet i augusti kom vi också fram till att vi ska försöka få en del uppdateringar till stånd i vårt IT-system och jag har sammanställt våra önskningar och pratat med 100 procent om detta. Jag bad dem om prisuppgift på de olika delarna, de delade upp det i två offerter en som gällde de enklare uppdateringarna och en som gällde vårt E-postsystem.

Den offert som bara heter Inner Wheel gäller följande områden:

BESKRIVNING

  • Nytt Möte – vi vill ha samma möjlighet som under Ny Sida att påverka typsnitt mm
  • Rapportdelen under Distriktsnivå för mager, borde finnas bättre möjligheter för uppföljande statistik på samma sätt som finns på Rådets rapportsida. Vad skulle det kosta att få vissa av rapporterna även på distriktsnivå, t ex rapporten Medlemsutveckling.
  • Sorteringsordning När vi skapar Mappar för t ex Månadsbrev årsvis vill vi ändra ordningen så att aktuellast kommer överst och sedan fallande ordning. Har varit så tidigare men fallit tillbaka.
  • Kontaktformuläret. På den publika hemsidan finns kontaktformulär dels längst ner på sidan och dels under Här finns vi som då heter Bli Medlem. Vi vill att fältet för avsändarens mailadress ska bli tvingande.
  • Bildhantering * På siddelen kan vi ändra storlek på bild direkt i systemet genom att klicka på bilden och ändra, men när vi ska lägga in en profilbild på en medlem finns inte denna funktion. Prisuppgift att få till den möjligheten.
    * Profilbilderna som laddas upp skalas automatiskt för att passa registret och hemsidan. Så ni behöver inte tänka på storleken.

 

Att åtgärda detta har beräknats ta 8 timmar och priset är 950 kr/timme plus moms.

 

Den offerten som gäller vårt E-postsystem är vi lite mer tveksamma till,

  • Mailfunktionen på distriktsnivå borde det gå att välja till vilken klubb man vill skicka mail. Idag val Alla medlemmar men borde finns möjlighet att där välja Alla klubbar eller möjlighet att välja till vilka men vill skicka mail. På Distriktsnivå behöver man också kunna skicka mail till de övriga distrikten så valmöjlighet typ den som finns under Sökfunktionen skulle fungera bättre. Vad skulle det kosta att istället ha samma som i Sökfunktionen i Mailfunktionen rakt över på alla nivåer.

Att få detta åtgärdat har de uppskattat skulle ta 12 timmar och alltså kosta oss nästan 12 000 kronor plus moms på 25 procent.

 

Jag har tittat igenom i systemet vilka som använder sig av mailfunktionen idag och fått fram följande på klubbnivå:

Distrikt 232 används inte

Distrikt 233 fåtal mail

Distrikt 234 Örebro använder

Distrikt 235 använd inte

Distrikt 236 Borås, Göteborg Norra, Trollhättan, Uddevalla använder Göteborg södra slutat använda

Distrikt 238 används inte

Distrikt 239 Burlöv, Helsingborg, Lund (slutat), Malmö-K, Simrishamn, Staffanstorp (slutat), Ystad använder

Distrikt 240 Halmstad, Älmhult använder

Distrikt 241 används inte

 

På distriktsnivå använder 5 av 9 distrikt mailsystemet, och på rådsnivå använder vi det.

När vi tittat på hur få klubbar som idag använder systemet blir vi dock lite tveksamma till om vi ska satsa pengar på att gå vidare med systemet.

 

Elisabeth von Friesendorff är kallad till Rådsmötet den 17-18 november och kommer då på Rådets VU presentera detta och Rådet ska då ta ställning till om vi kan få pengar till offerterna.

 

Vi vill nu ha er hjälp med att ta ställning till hur vi ska göra med mailfunktionen. Är det ekonomiskt försvarbart att lägga ner pengar på ett system som används av så få.

Eller tror ni att vi kommer få fler användare om det görs förbättringar av systemet, beror det på begränsningarna av vilka som kan väljas då man ska skicka mail eller beror det på att bara IT-administratörer har behörighet att skicka mail.

Använder klubbarna inte systemet p g a att det ibland inte når mottagaren (hamnar ev i skräpfiltret) och vi har inte någon bekräftelse på att det verkligen kommit fram?

Har upplevts långsamt av användarna, kan ta väldigt lång tid innan alla fått mailet, 100 procent jobbar på att förbättra detta, men det kanske har avskräckt en del från att använda systemet.

 

Jag ber er alla tänka igenom detta och sedan skicka ett svar till både mig och Elisabeth med era synpunkter så snart som möjlig och absolut senast den 9 november. Ska vi satsa på systemet eller inte?

Vänliga IW – hälsningar

Annika Ahlqvist och Elisabeth von Friesendorff

IT-samordnare och Web redaktör på Rådsnivå

Bilaga 1 

Bilaga 2

 

 

 

 Äldre meddelanden hittar du här