Välkomna till vår Hemsida och vårt Medlemsregister 

Rapport till alla IT-administratörer 2018-06-19

Mycket jobb har vi haft i samband med att vi skulle ta fram statistiken inför verksamhetsskiftet och uppgifter till vår nya tryckta matrikel. I och med detta har vi försökt rensa bort olika orsaker till att det blir fel i systemet.

  1. Under Medlemstyp har vi nu raderat typen Företag. Den typen använder vi inte.
    Där finns nu enbart: Aktiv Medlem, Aktiv Hedersmedlem och Under utträde.
    (Under utträde innebär att en medlem kommer att avslutas den 30 juni innevarande verksamhetsår. Det ska inte stå den 1 juli nästkommande verksamhetsår för då får vi problem med statistiken.)
  2. Under Ta bort medlem är fälten datum och orsak nu tvingande, dvs man måste fylla i dem för att kunna spara. Här har vi tagit bort orsaken Flyttat till annan förening, en medlem som flyttas ska inte avslutas. Vill du flytta en medlem till annan förening går du in på egna klubben Medlemslista. Till höger på listan finns tecken för att ändra och för att flytta. Klicka på de korsade pilarna och du får upp en dialogruta där du kan skriva in datum för när medlemmen ska flyttas och till vilken klubb som medlemmen ska flytta. Jag föreslår att vi skriver datumet då medlemmen lämnar den gamla klubben.
  3. På gång just nu. Jag kommer att gå igenom våra dokument som ligger under Bibliotek Övrigt och IT-dokument och uppdatera anvisningarna – misstänker att det finns en hel del som behöver uppdateras där. Har du sett något är du alltid välkommen med ett mail till mig om det. mailadress: annika.k.ahlqvist@gmail.com
  4. Informationsträffen i augusti. Jag håller även på att ta fram program till vår IT-träff med alla på distriktsnivå. Har fått in en del önskemål om vad vi ska ta upp men tar gärna emot mer.

 

Glad Midsommar till er alla!

Annika Ahlqvist

 

2018-05-29 

Nu har lagen GDPR kommit igång, såg att Google och Facebook redan blivit stämda för att de inte tagit lagen på allvar. Många har ifrågasatt att varje medlem måste godkänna att vi har deras uppgifter, men lagen säger faktiskt så och det var den biten som de inte tagit på allvar.

Jag har varit på semester till England, men nu är jag hemma igen och ska vara det över sommaren. Försöker gå igenom vad som hänt under tiden jag varit borta, även om jag läst alla mail hela tiden. 

Idag har vi i alla fall fått till en ändring så att vi kan (om medlem vill det) ta bort medlems födelsedata ur registret, det var ett tvingande fält tidigare.

Jag har fått in nästan alla våra IT-administratörers mail på att de accepterar de regler som gäller för att de ska ha tillgång till våra medlemmars uppgifter, jag kommer gå ut med påminnelse till dem som inte svarar nu.

 

2018-05-17

Idag gjorde jag det! Jag skickade e-post till alla som har behörighet som IT-administratörer i systemet och bad dem läsa igenom och godkänna de regler som gäller för dem i och med den nya personuppgiftslagen GDPR.  Vi har 190 personer med behörighet idag så det rasar in e-post till mig just nu. Jag skickade också ut avtalet till Rådets funktionärer så att de också kan godkänna sina åtaganden att skydda våra medlemmars uppgifter.

Jag hade först tänkt vänta med detta tills våra nya funktionärer kommer in den 1 juli, men så gjorde jag det i alla fall. Nu får jag se till att fånga upp de nya efter den 1 juli och då kontakta dem.

Just nu samlar jag in uppgifterna för alla oavsett vilket distrikt och klubb de tillhör, men sedan kommer jag nog överlämna ansvaret för klubbarna till respektive distrikt.

 

2018-05-16

Har just upptäckt att vill någon inte ha med sina födelsedata går det inte att ha fältet blankt, lägg in 1900-01-01 tills vidare. Kostar pengar för varje ändring jag beställer så jag vill samla på mig lite innan jag beställer ändring av det.

2018-05-15

Nu har vi fått möjlighet att själva eller med administratörs hjälp registrera att vi ger vårt samtycke till att våra personuppgifter finns hos Inner Wheel. Jag har gjort en beskrivning på hur det går till och hoppas alla som har dator ska kunna göra det själva. Länk till beskrivningen kan du hämta här.

Klubbarna ska ändå spara medlemmarnas samtycke antingen i pappersform i en pärm eller som pdf fil eller dyl på en bestämd plats, antingen på klubbens dokumentsida eller hos någons hemdator.

Du som är IT-administratör har ett annat dokument som du ska skriva på och de på klubbarna ska skicka det till dem som finns på klubbens distriktsnivå och de på distriktsnivå ska skicka dem till mig som IT-samordnare på rådsnivå. Jag har med flit väntat med detta tills alla är klara med vilka som kommer ha dessa uppgifter verksamhetsåret 2018-2019.

 

2018-05-07

Fråga jag fått som jag vill svara på här:

Är det ok att medlem skickar in ett inskannat/fotograferat samtycke och behåller det påskrivna samtycket själv. 
Ja, det är helt ok att ni tar emot inskannat eller avfotograferat samtycke.

En helt annan sak

En klubb saknade en avliden medlem i IW-Nytt under Vi saknar.
Det visade sig att medlemmen var avslutad utan koden avliden och utan datum för avslut. Då är det inte lätt att hitta henne och få med henne i tidningen.
Så när du avslutar medlem glöm inte uppge orsak och datum för avslutet.

 

 

2018-05-04

Nu har vi skickat ut meddelande till alla våra medlemmar som har e-postadress där de har fått personlig information om den nya lagen som träder i kraft den 28 maj i hela Europa.

Jag tyckte vi hade gått inom alla dokumenten så noga men naturligtvis fanns det ett fel i det dokumentet som medlemmarna ska skriva på. I det allra sista stycket har jag, som vår medlem Inga-Lill Söderberg uppmärksammade mig på, gjort ett syftningsfel. Det står:

  • Jag godkänner att mina uppgifter ligger kvar i registret fram till nästkommande verksamhetsårs slut då jag lämnat föreningen.

Men det betyder att du ska lämna föreningen då. Det ska stå:

  • Jag godkänner att mina uppgifter, då jag lämnat föreningen, ligger kvar i registret fram till nästkommande verksamhetsårs slut.

Så jag har gjort ett ny version av Samtycket för medlem och det ligger nu under Blanketter på vårt Bibliotek på hemsidan som både worddoc och som pdf. (Även den uppdaterade IT-policyn ligger där.)

Jag har dessutom upptäckt att en del av våra medlemmar inte är vana med det nya sättet att skicka med bilagor i våra e-postmeddelanden. Bilagan blir ju numera en länkadress som man får klicka på för att bilagan ska laddas ner till den egna datorn. Har fått en del meddelanden om att jag glömt att skicka med bilagorna!

Jag kommer skicka ut meddelande till samtliga IT-administratörer på klubb- och distriktsnivå om detta och be dem informera vidare till sina medlemmar.

Har också fått frågor om det är obligatoriskt att skaffa klubben Swish - det är det inte, alla klubbar gör som de vill, men vi har på önskemål lagt till en plats på hemsidorna där man kan skriva in sitt Swish nummer.

Kommer jag på mer som jag får in frågor på kommer jag skriva in det på min sida här.

 

 Äldre meddelanden hittar du här